DMC in Frankreich richtig auswählen: Neun Fragen, die Sie stellen sollten

Eine Destination Management Company, kurz DMC, ist eine lokale Agentur, die den vor Ort stattfindenden Teil einer Reise oder Veranstaltung plant und umsetzt: Veranstaltungsorte, Transfers, Hotels, Restaurants, Aktivitäten, Guides und Personal vor Ort. Im französischen Markt entspricht sie dem, was viele Einkäufer als Réceptif bezeichnen. Sie ist nicht dasselbe wie eine globale Eventagentur, die die Kundenbeziehung und das kreative Konzept verantwortet, und auch nicht dasselbe wie eine Online-Buchungsplattform.

In der Praxis arbeiten beide oft zusammen. Eine internationale Agentur definiert die Ziele und das Budget; die DMC übersetzt diese in etwas, das in Paris, Bordeaux oder an der französischen Riviera funktioniert, mit realistischen Zeitplänen und Zugang zu Orten, die nicht öffentlich zugänglich sind. Für einen Firmeneinkäufer, der direkt mit einer DMC arbeitet, wird die Agentur außerdem zur einzigen Ansprechpartnerin für alle Lieferanten.

Wer eine DMC in Frankreich richtig auswählen möchte, beginnt mit dieser Unterscheidung, die beim Vergleich von Angeboten wichtig ist. Ein Unternehmen, das Ihre Anfrage lediglich an Hotels und Busunternehmen weiterleitet, fügt eine Kostenebene hinzu, ohne Kontrolle zu bieten. Eine echte DMC trägt die operative Verantwortung; deshalb verdienen ihre Referenzen und ihr Team vor Ort ebenso viel Aufmerksamkeit wie ihr Angebot.

In Frankreich müssen Agenturen, die Reisen und Aufenthalte verkaufen, bei Atout France, der nationalen Agentur für Tourismusentwicklung, registriert sein und über eine finanzielle Garantie sowie eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Diese Vorgaben dienen dem Schutz der Anzahlungen der Kunden und stellen sicher, dass die Agentur für das einsteht, was sie verkauft. Fragen Sie nach der Registrierungsnummer, dem Namen des Garantiegebers und der Versicherungsbescheinigung, und prüfen Sie, ob der rechtliche Name der Agentur auf dem Angebot mit diesen Dokumenten übereinstimmt.

Zwei weitere Punkte sollten Sie früh ansprechen. Erstens: Fragen Sie, wie Kundengelder behandelt werden. Ein an die Fristen der Lieferanten gebundener Zahlungsplan ist üblich, während eine Forderung nach vollständiger Vorauszahlung Monate im Voraus eine Erklärung verdient. Zweitens: Fragen Sie, ob die Agentur einem anerkannten Berufsverband angehört oder Teil einer etablierten Gruppe ist. Langjährige Tätigkeit ist für sich genommen keine Garantie, aber eine Agentur, die seit Jahrzehnten besteht, hat meist Streiks, Stornierungen und schwierige Kunden überstanden und kann auf ihre Lieferantenbeziehungen verweisen.

The French DMC gehört zur GROUPE AVS Ltd und ist seit 1996 aktiv; eine solche Erfolgsbilanz können Sie jedem Kandidaten zu Recht abverlangen.

Der Wert einer DMC konzentriert sich auf einige wenige Beziehungen: die Schlösser und Museen, die private Veranstaltungen annehmen, die von diesen Stätten zugelassenen Caterer, die Busunternehmen mit Fahrern, die die Pariser Einschränkungen kennen, die Hotels, die einen Zimmerkontingent mit einer tragfähigen Abnahmeklausel halten, sowie die Guides und Kunsthandwerker, die eine Gruppe angemessen betreuen können.

Um dies zu prüfen, fragen Sie nach konkreten Angaben. Welche Veranstaltungsorte hat die Agentur in den letzten zwei Jahren tatsächlich für Gruppen Ihrer Größe genutzt? Welche Stätten kann sie außerhalb der öffentlichen Öffnungszeiten öffnen, und mit wem verhandelt sie? Arbeitet sie mit exklusiven Cateringunternehmen an bestimmten Monumenten zusammen, wie dies häufig vorgeschrieben ist? Eine vage Antwort wie „Wir haben Zugang zu allem“ ist ein Warnsignal; eine präzise Antwort mit Namen und typischen Vorlaufzeiten beruhigt.

Bedenken Sie außerdem die geografische Abdeckung. Eine DMC, die in Paris stark ist, ist für ein Seminar im Baskenland oder in den Alpen womöglich schlechter aufgestellt. Agenturen mit regionalen Teams oder langjährigen regionalen Partnern können sich an jedes Reiseziel anpassen, ohne bei null anzufangen. Unsere Zielseiten für Paris und die Île-de-France, die französische Riviera, Bordeaux oder Lyon zeigen, wie sich dies von Region zu Region unterscheidet.

Fragen Sie, wie die Agentur vergütet wird. Manche arbeiten mit einer transparenten Managementgebühr, die auf die Netto-Kosten der Lieferanten aufgeschlagen wird; andere integrieren eine Marge in jede Position. Beide Modelle sind legitim, Sie sollten aber wissen, welches Sie kaufen. Ein gut aufgebautes Angebot trennt Saalmiete, Speisen und Getränke, Transport, Personal, Technik, Steuern und Agenturgebühren und nennt, was nicht enthalten ist: Kurtaxe, Gebühren für Musiklizenzen, Überstunden bei späten Veranstaltungsenden oder Garderoben- und Sicherheitspersonal, das ein Veranstaltungsort vorschreibt.

Prüfen Sie außerdem den Vertrag: den Anzahlungsplan, die Stornierungsstaffel nach Datum, die Behandlung von Abnahmeverpflichtungen bei Hotelkontingenten, höhere Gewalt und das Verfahren, falls ein Lieferant ausfällt. Unser separater Artikel zu MwSt., Angeboten und Verträgen behandelt diese Punkte ausführlich. Der Grundsatz ist einfach: Je genauer eine DMC beschreibt, was passiert, wenn sich etwas ändert, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Veränderungen gut steuert.

Seien Sie vorsichtig bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten. In Frankreich hat der Preis für private Veranstaltungsorte, qualifiziertes Personal und konformen Transport eine untere Grenze, und ein Preis weit unter den anderen bedeutet meist, dass etwas weggelassen wurde.

Eine kurze Liste hilft, Kandidaten unter gleichen Bedingungen zu vergleichen:

• Sind Sie bei Atout France registriert, und können Sie die Garantie- und Versicherungsbescheinigungen übermitteln?
• Welche vergleichbaren Gruppen (Größe, Profil, Saison) haben Sie in den letzten zwei Jahren betreut, und dürfen wir eine Referenz kontaktieren?
• Wer ist vor Ort, wie viel Personal kommt auf hundert Gäste, und in welchen Sprachen?
• Welche Veranstaltungsorte können Sie exklusiv öffnen, und wie lauten die üblichen Vorlaufzeiten?
• Wie ist Ihre Vergütung strukturiert, und was ist nicht im Angebot enthalten?
• Wie sehen der Anzahlungsplan und die Stornierungsstaffel aus?
• Was ist der Plan, wenn ein Streik, eine Hitzewelle oder eine Schließung das Programm stört?
• Können wir die wichtigsten Stätten vor der Bestätigung besichtigen?
• Wer ist unser einziger Ansprechpartner, und wer vertritt ihn, wenn er nicht verfügbar ist?

Ein guter Partner antwortet schriftlich und begrüßt die Besichtigung vor Ort. Wenn Sie Ansätze vergleichen möchten, kann unser Team auf ein Briefing mit einem ersten Konzept und der Liste der zugrunde liegenden Annahmen antworten.