IVA, presupuestos y contratos con un DMC en Francia

El presupuesto de un DMC es un conjunto de supuestos expresados en cifras. Antes de mirar el total, lea los supuestos: el número de participantes, las fechas, la temporada, los espacios, la duración de cada servicio y el nivel de personal. Si cambia uno de ellos, cambia el precio, por eso un presupuesto serio indica su período de validez y el número de asistentes sobre el que se ha construido.

La estructura debe ser fácil de seguir. Espere partidas separadas para alojamiento, comidas y bebidas, alquiler de espacios, transporte, actividades y guías, equipamiento técnico, personal in situ y tarifas de la agencia. Cada partida debe indicar si el importe es por persona o para el grupo, y si se muestra sin IVA o con IVA. Mezclar ambas presentaciones dentro de un mismo documento es la fuente más habitual de malentendidos al comparar dos propuestas.

Preste la misma atención a las exclusiones. En Francia, varios costes se facturan por separado de forma habitual o quedan a cargo del cliente: la tasa turística que cobran los hoteles, las licencias por música amplificada, las horas extra cuando un evento termina más tarde de lo previsto, y el personal de guardarropa o de seguridad que imponen algunos espacios. Ninguno de ellos es inusual; lo importante es que consten por escrito. Un presupuesto que no enumera exclusiones no es necesariamente completo: simplemente guarda silencio.

El impuesto sobre el valor añadido francés no es un cargo único que se aplique de manera uniforme a un programa. El tipo general se aplica a muchos servicios, mientras que existen tipos reducidos para algunos de ellos; el alojamiento, el catering en el lugar, el transporte de viajeros y las entradas culturales han estado sujetos cada uno a un tratamiento específico, y los tipos y las condiciones pueden cambiar. Como regla general, por tanto, pida a su DMC que muestre el IVA partida por partida y no como un único porcentaje sobre el total.

De ello se derivan dos puntos prácticos. En primer lugar, compare las propuestas sobre la misma base: sin IVA para todas, o con IVA para todas. En segundo lugar, averigüe pronto si el IVA francés es recuperable para su empresa. Las empresas establecidas fuera de Francia pueden, según su país y su actividad, solicitar la devolución del IVA francés mediante un procedimiento específico con plazos y documentos justificativos propios; las empresas establecidas en otro Estado miembro de la Unión Europea suelen utilizar un procedimiento electrónico a través de su propia administración tributaria. Que un coste determinado sea deducible, por ejemplo la hospitalidad o las actividades de ocio, depende de las normas del sistema fiscal del solicitante y de la naturaleza del gasto.

Las agencias que venden viajes combinados a clientes finales pueden estar sujetas a un régimen especial de márgenes en el que el IVA no aparece desglosado en la factura. Se trata de un punto técnico que no se aplica de forma idéntica a todas las situaciones entre empresas. No ofrecemos asesoramiento fiscal: su departamento financiero o su asesor fiscal debe confirmar el tratamiento de su programa, y un buen DMC le proporcionará las facturas y los datos de identificación a efectos de IVA que necesite para ello.

El riesgo financiero de un programa lo soportan tres mecanismos, y cada uno debe negociarse en lugar de aceptarse por defecto.

El calendario de depósitos vincula sus pagos a las fechas en las que los proveedores exigen los suyos. Un primer depósito en la firma, otros plazos a medida que se acercan los límites del hotel y del espacio, y un saldo poco antes de la llegada es un patrón habitual. Pida a la agencia que muestre qué plazo de proveedor justifica cada pago.

La escala de cancelación define lo que se debe si se retira, normalmente como un porcentaje del total que aumenta a medida que se acerca el evento. Debe distinguir entre la cancelación de todo el programa y la reducción del número de participantes, y debe indicar si los importes ya pagados a terceros son recuperables.

La reducción se aplica sobre todo a los bloques de habitaciones de hotel. El hotel libera habitaciones para su grupo en el entendido de que usted utilizará una cierta proporción de ellas; el contrato fija cuántas habitaciones pueden liberarse sin penalización, y hasta qué fecha. Negociar una franja realista de reducción y una fecha a partir de la cual la lista de habitaciones sea definitiva le protege más que una pequeña rebaja en la tarifa. La misma lógica se aplica a la restauración: pida la fecha en la que debe confirmarse el número garantizado de cubiertos y cómo se gestionan las incorporaciones de última hora.

Pida a la agencia que describa en el contrato qué ocurre cuando el programa no puede ejecutarse como estaba previsto. Tres situaciones merecen una cláusula.

La primera es la fuerza mayor: acontecimientos ajenos al control de cualquiera que hacen imposible la prestación. La definición, el plazo de aviso y las consecuencias sobre los importes ya pagados deben ser explícitos, y debe comprobar cómo interactúa con su propio seguro. La segunda es el fallo de un proveedor: si un espacio cierra o un catering se retira, la agencia debe comprometerse a proponer una alternativa equivalente y a explicar cualquier diferencia de coste. La tercera es la interrupción que no impide el evento pero lo altera, como una huelga de transporte o un clima severo. Nuestro artículo sobre festivos y huelgas explica cómo se anticipan estas situaciones en la práctica.

Antes de firmar, compruebe los siguientes puntos en el borrador:

• El presupuesto indica el número de asistentes, las fechas y el periodo de validez, y cada importe está claramente marcado como sin IVA o con IVA.
• Las exclusiones figuran por escrito: tasa turística, licencias musicales, horas extra, personal de seguridad y guardarropa, y cualquier proveedor impuesto por el espacio.
• El calendario de depósitos coincide con plazos de proveedores identificables.
• La escala de cancelación distingue entre la cancelación total y la reducción de participantes.
• Las condiciones de reducción de los bloques hoteleros y la fecha final para los cubiertos garantizados están escritas.
• La fuerza mayor, el fallo de proveedor y las interrupciones están cubiertos por cláusulas que ha leído.
• La entidad facturadora, los datos de identificación a efectos de IVA y los datos bancarios coinciden con los documentos de inscripción de la agencia.