Een seminarie of incentive organiseren in de Champagne

Een seminarie in de Champagne biedt iets wat veel bestemmingen niet kunnen: een korte reis die toch als een echte omgevingswisseling aanvoelt. Reims ligt ongeveer 45 minuten van Parijs-Gare de l'Est met de TGV, en Épernay ligt iets verder in dezelfde vallei. Een groep kan 's ochtends Parijs verlaten en vóór de lunch aan een werksessie beginnen, en de volgende avond of de dag erna terugkeren zonder een volle dag aan vervoer te verliezen. Voor internationale deelnemers blijft Parijs-Charles de Gaulle de gebruikelijke toegangspoort, met doorreis per bus of per spoor via Parijs.

De regio heeft ook een samenhangende identiteit. De heuvels, huizen en kelders van de Champagne werden in 2015 op de UNESCO-Werelderfgoedlijst ingeschreven, en de kathedraal van Reims, traditioneel de kroningskerk van de koningen van Frankrijk, vormt het anker van het erfgoed van de stad. Een programma hier hoeft geen thema uit te vinden: het verhaal van de wijn, van de kalkkelders en van het vak van het mengen bestaat al, en wordt verteld door mensen die er elke dag mee werken.

Reims is de grotere stad. Ze heeft een TGV-station, een congrescentrum, een ruime keuze aan restaurants en de kathedraal als middelpunt, en ze is geschikt voor seminaries die vergaderzalen, eenvoudige logistiek en avonden te voet nodig hebben. Het Best Western Premier Hôtel de la Paix is een praktisch adres in het centrum. Domaine Les Crayères, een kasteelhotel in een park, is beter geschikt voor executive groepen die rust en een zeer serieuze tafel waarderen, en L'Assiette Champenoise, aan de rand van Reims, combineert een gastronomisch restaurant met een hotel.

Épernay is kleiner en intiemer. De Avenue de Champagne, met de huizen van verschillende bekende producenten, maakt deel uit van de UNESCO-inschrijving. Tussen de twee steden kijkt het Royal Champagne Hotel & Spa uit over de wijngaarden en past het bij een groep die zich in het landschap wil bevinden in plaats van in een stad. Naar onze ervaring hangt de keuze af van de groep: een congresachtig seminarie geeft de voorkeur aan Reims, terwijl een bestuursretraite van twintig of dertig personen vaak voor de wijngaarden kiest. Capaciteiten, zaalindelingen en privatiseringsmogelijkheden verschillen per accommodatie en moeten bij de aanvraag worden bevestigd.

De kalkkelders zijn het kenmerk van de regio, en ze kunnen op verschillende manieren worden gebruikt, afhankelijk van het doel van het programma:

• Een privébezoek aan een kelder, gevolgd door een proeverij, wat past bij een welkomstsessie of een beloning voor een verkoopteam.
• Een mengsessie, waarbij teams een cuvée samenstellen uit afzonderlijke basiswijnen en vervolgens hun resultaat vergelijken met dat van de kelderchef. Het werkt goed als teambuilding, omdat het luisteren, compromissen en een beslissing vraagt.
• Een diner in een kelder, meestal de meest onvergetelijke avond, hoewel het zorgvuldige planning vraagt voor bediening, verwarming en toegang.
• Deelname aan de druivenoogst aan het eind van de zomer, voor groepen die het werk achter de fles willen zien.

Twee praktische punten gelden voor al deze opties. De kelders blijven het hele jaar koel, op ongeveer 10 tot 12 °C, dus deelnemers moeten ook in juli een warme laag meenemen. Veel kelders hebben ook trappen, die vroeg moeten worden gemeld voor iedereen met een beperkte mobiliteit, zodat een alternatief kan worden voorbereid. Tot slot raden wij aan de proeverij na de werksessie te plaatsen en niet ervoor.

Een programma dat uitsluitend op proeverijen is gebouwd, loopt het risico op vermoeidheid vanaf de tweede dag. De regio biedt genoeg variatie om dat te voorkomen. In Reims plaatst een begeleid bezoek aan de kathedraal en het naburige Palais du Tau het verhaal van de champagne in de geschiedenis van de Franse monarchie. Het dorp Hautvillers, verbonden met monnik Dom Pérignon, en de wijngaardwegen van de Montagne de Reims en de Marnevallei lenen zich voor een wandeling of een ochtend op de fiets.

Wij stellen meestal voor om een dag met proeverijen af te wisselen met een dag met landschap en cultuur, en één avond bewust eenvoudig te houden. Een groep die op de eerste avond in een kelder is ontvangen, waardeert op de tweede avond een restaurantdiner zonder ceremonie.

Het late voorjaar en het vroege najaar zijn de meest comfortabele seizoenen, met milde dagen en zichtbare wijngaarden. De druivenoogst vindt plaats aan het eind van de zomer, en de exacte data worden elk jaar door de sector bepaald; in deze weken zijn de huizen het drukst en kan de beschikbaarheid voor privébezoeken beperkt zijn. De winter is koud, maar de kelders zijn niet kouder dan gewoonlijk en de regio is rustig, wat kan passen bij een kleine executive vergadering.

Omdat kelders beperkte ruimte hebben, worden groepen van meer dan veertig personen vaak in twee rotaties verdeeld, waarbij de ene helft bezoekt terwijl de andere een proeverij of een workshop volgt. Dit moet vooraf worden ontworpen. Privébezoeken en diners in kelders moeten enkele maanden vooraf worden aangevraagd, vooral voor september en de weken vóór de eindejaarsvakantie. Wij raden ook aan de agenda van handelsevenementen in Reims en Épernay te controleren vóór het kiezen van data, want hotels kunnen onverwacht vol raken.